AI process automation
Automating company workflows without the chaos: we connect your CRM, inbox, documents and work services into one route. The system handles repetitive actions while a person approves critical decisions.
Exceptions return to a person.
Real scenarios
Not an abstract ‘AI system’, but a specific route with an event, rules, human review, and an inspectable result.
Before we start
Scope of this page
This page covers AI automation for business as a whole: connecting your CRM, inbox, documents and internal services into workflows that run without a person copying data between tabs. If you found this page searching for "AI and business automation", this is the right starting point — the five workflow examples above (routing, documents, reports, bookings, a custom recurring process) are the concrete shapes that automation usually takes.
A separate page, AI for business, is a catalogue of all fifteen AI directions we build — chatbots, agents, analytics, content, and this automation layer among them. Use that page when you are still deciding which direction fits your task; use this one once you already know the task is "connect systems and remove a manual step".
Automation and an AI agent solve different problems and are often combined. Automation moves data and triggers actions along fixed rules; an AI agent holds a conversation and decides what to say next. A CRM workflow that files a lead automatically is automation; a bot that qualifies that lead in a chat first is an agent. Many projects need both, in that order.
A practical way to scope your first project: write down one workflow exactly as it happens today, step by step, including who does each step and which system they open. Mark the steps that are pure data movement (copy, file, notify) versus the steps that need judgment (decide, reply, prioritize). The first group is what this automation page builds; the second is closer to an agent's job. Most businesses starting AI and business automation for the first time pick a workflow that runs at least weekly, has a clear owner, and fails loudly enough today that everyone already agrees it needs fixing — that combination makes the pilot easy to validate and easy to expand later.
Reference points from the five workflows above: request routing usually lands around from $200, a document flow around after scoping, and a reporting dashboard around after scoping. These are starting references, not a quote — the exact number depends on how many systems the workflow touches and how much of the logic needs a bounded AI step rather than a fixed rule.
How we work
One workflow moves through four stages. Each ends with an output you can inspect before the next step.
We define the goal, processes, data, risks, and where AI can genuinely save the business time or money.
Stage outputTask map and ROIWe define the roles of AI, deterministic logic, integrations, and people, then assemble scenarios and a prototype.
Stage outputArchitecture and prototypeWe build the system, connect the data, and test both core and edge-case scenarios.
Stage outputWorking versionWe put the solution into daily use, train the team, measure results, and plan the next modules.
Stage outputLaunch and growth
Preliminary cost
These are preliminary references, not a ready proposal. The final scope depends on rules, integrations, access, and human-control points.
For example, request routing
More involved logic and dependencies
One agreed document type
After data-source review
After the first route is mapped
Support for one system: $100 / month for 4 hours or $250 / month for 10 hours; without a plan: $30 / hour. Model APIs and external services are separate. Scope is confirmed after access and dependency checks.
Important questions
Micro task from $100; one process from $200; process chain from $500; automation suite from $1,000. Agreed standard connections, field mapping, error handling, testing, launch and instructions. Examples describe possible tasks. Current steps, the trigger, intended output and system access. A simple process covers up to three existing systems with standard connections. Process: 2–3 working days; chain: 5–7; comprehensive workflow: from 10.
Інший / нестандартний функціонал: Custom quote. Додаткові можливості поза погодженою комплектацією. Вартість і строк визначаються після опису завдання. One process: from $200. Від $200 за один завершений простий процес. Один старт і результат, до 3 наявних систем зі стандартним API/конектором; потрібні підключення, зіставлення полів, обробка помилок, тестування, запуск і коротка інструкція. Приклад: форма → CRM → Telegram. Орієнтир 2–3 робочі дні після доступів і погодження обсягу; складність може збільшити строк і ціну. Це альтернатива мікрозадачі від $100, ланцюжку і комплексу, не доплата. Process chain: from $500. Ланцюжок взаємопов’язаних етапів із погодженими умовами, перевіркою статусів і зворотними діями. Приклад: заявка → оплата → доступ → сповіщення. Від $500, орієнтир 5–7 робочих днів. Повна обрана комплектація, не доплата до іншої бази. Complex automation: from $1 000. Від $1000 за погоджений комплекс взаємопов’язаних процесів для відділу або визначеної частини бізнесу. Перевірки, контроль помилок і сповіщення у погодженому складі. Строк від 10 робочих днів після визначення обсягу. Не необмежена автоматизація всіх процесів і не розробка нової CRM/SaaS. Альтернатива іншим базам, не сума пакетів. Prozorro monitoring: from $250. Від $250 за моніторинг закупівель за погодженими критеріями. Спосіб базового отримання результату, частота, обсяг і поля визначаються в завданні. Без AI-аналізу документів, CRM і подання пропозицій. PA06 — той самий сценарій, не друга доплата. AI tender assistant: from $400. Від $400, моніторинг TND01 ВЖЕ ВХОДИТЬ. Синхронізація — окрема оцінка, якщо її не включено в погоджену комплектацію. Формати/обсяг документів та AI API окремо визначаються. Не включає CRM, подання пропозицій або торги. Tender process in an existing CRM: from $400. Від $400. Робоча основа з тендерний асистент + процес в одній наявній CRM (картка, етапи, відповідальний, строки, нагадування); остаточний склад уточнюється в кошторисі. Не називати будь-яку складну CRM-систему повністю включеною за $400. Нова CRM, додаткові незалежні синхронізації та автоподача пропозицій — окремі задачі. Синхронізація результатів моніторингу: Custom quote. Варіанти: таблиця / Google Sheets, Excel, CRM або інша система; погоджуються поля, напрям і частота обміну та додаткові дані. Складний або додатковий обмін: Custom quote. Враховувати тільки додаткову роботу понад погоджений пакет. AI-обробка у процесі: Custom quote. Витяг даних, класифікація, підсумки чи генерація за допомогою AI — окрема функція/узгоджена частина процесу. Це не обов’язково окремий повний AI-агент від $400. API-споживання й підписки окремо. Small automation task: from $100. Від $100 — невелика окрема задача в межах наявного середовища: наприклад одне просте правило, повідомлення або перетворення підготовлених даних. Стандартний процес від $200. Не додається до іншої комплектації за ту саму роботу. Точний склад і строк оцінюються.
The 30 scenarios are task options to choose from. Custom functionality, tender solutions and external costs are scoped separately.
No. During the first conversation we map one real route: what triggers it, where time is lost, what data is available, and which action a person must approve.
Those tools can be part of the solution. The choice between a builder, custom code, or a hybrid depends on logic, load, access, and support cost.
Yes. We start with one painful segment, validate its quality, and only then decide whether adjacent steps should be connected.
Where feasible, frequently changed parameters become settings. Logic changes are reviewed separately for impact and testing.
Critical actions are never handed to a model without controls: we use fixed templates, human approval, action logs, and exception alerts.
Start with one workflow
Tell us which actions the team repeats manually, between which systems it moves data, and where delays occur. We will determine what can be automated.
