CRM для студії вокалу під ключ, де вся операційка в одній системі: кейс Tvor.20
CRM для студії вокалу: розклад, учні, оплати Monobank і зарплата викладачів в одній системі.
- Клієнт
- Tvor.20, студія вокалу
- Задача
- Замінити чати й таблиці однією системою для всієї операційки студії
- Рішення
- Кастомна CRM з розкладом, абонементами, оплатами Monobank і зарплатою
- Результат
- Оплата сама підтверджує заняття, систему зібрано під ключ за місяць
Що змінилось у студії
Дрібні дії студії, які раніше жили в чатах, тепер веде система.
Бронювання, скасування й нагадування велись у чатах і таблицях.
Тижневий розклад зі статусами слота: вільно, бронюється, заплановано, підтверджено, завершено.
Залишки занять в абонементах адміністратор вів вручну.
Абонемент сам списується за відвідане заняття.
Оплату звіряли з розкладом окремо і вручну.
Оплата карткою через Monobank автоматично підтверджує заняття.
Зарплату кожному викладачу наприкінці місяця рахували окремо, вручну.
Зарплата рахується автоматично, суми перераховуються щоночі, періоди фіксуються двічі на місяць.
Учень і повідомлення
Картка учняІсторія занять, баланс і оплати, активні цикли й статус, якщо учень перестав ходити.
Що всередині
Три інтерфейси однієї бази: адмін, викладач, учень.
Адмінка
Операційний центр студії.
- Дашборд: що зробити сьогодні й завтра
- Тижневий розклад зі статусами слота
- Записи разові й регулярні окремо
- Логування дій і ролі адміністраторів
Учні й викладачі
Картки з повним lifecycle.
- Історія занять, баланс, абонементи, джерело й статус відтоку
- Абонемент сам списується за відвідане заняття
- Картка викладача: вікна, заняття, зарплата, відпустка
- Черга уваги: проблемні оплати і мовчання учня
Telegram і Monobank
Комунікація і оплата без ручної праці.
- Авторизація учня і сповіщення через Telegram-бота
- Оплата карткою підтверджує заняття автоматично
- Шаблони на тригерах: нагадування, підтвердження, скасування
- Атрибуція джерел через Telegram-посилання
Плюси
- Студія володіє власною системою замість орендованого доступу
- Оплата й розклад звірені автоматично, без ручного зіставлення
- Зарплата викладачів рахується сама, з фіксацією двічі на місяць
Що врахувати
- Шаблони повідомлень і тригери треба донастроювати під нові сценарії
- Систему підтримує сама студія, без готового постачальника SaaS
Питання й відповіді
Чому не готовий SaaS для музичних шкіл?
Готові сервіси перевантажені функціями, яких студія не використовує, і дорожчають з кожним новим учнем.
Що бачить учень, а що адміністратор?
Учень записується і отримує сповіщення в Telegram. Адміністратор бачить розклад, оплати, абонементи й зарплату в одній системі.
Скільки коштує підтримка системи щомісяця?
Єдиний регулярний кошт: сервер від €60 на рік. Оплата за кожного учня чи викладача відсутня.
Підсумок: уся операційка студії в одній системі
Повний опис проєкту
Задача
Студія вокалу тримається на потоці дрібних дій: бронювання слотів, скасування, нагадування, оплати, списання з абонементів, розрахунок зарплати викладачам. Поки учнів мало — усе живе в чатах і таблицях. Щойно студія росте, адмін тоне: заявки губляться, хтось не доплатив, хтось не прийшов, залишки абонементів рахуються вручну, а наприкінці місяця окрема епопея — порахувати зарплату кожному викладачу за його ставкою. Готові SaaS для музичних шкіл під конкретну студію не лягають. Інтерфейс перевантажений сотнями функцій, яких ніхто не використовує. Тарифікація йде за кожного учня або викладача, тож ~$40–200/міс ростуть разом зі студією. І шаблон не знає процесів саме цієї студії: разові уроки проти списання з абонемента, онлайн / офлайн / обидва формати, правила автоскасування, українська платіжка Monobank, робота через Telegram. Адекватної альтернативи, що поєднує весь потрібний функціонал і не дорожчає з кожним новим учнем, на ринку немає. Тому зробили свою — і покрили нею всю операційку студії, від першого запису до зарплати викладача.
Що зробили
Дашборд — операційний центр «що зробити сьогодні й завтра». Не вітрина з графіками, а робоча черга: швидкі дії вгорі, зони «завтра чекають» (нагадати / підтвердити) і «черга уваги» (проблемні оплати, відсутність реакції), режим «тільки проблемні». Адмін відкриває систему вранці й за хвилину бачить, де горить. Розклад — тижневий календар зі статусами слота. Слот проходить цикл Вільно → Бронюється → Заплановано → Підтверджено → Завершено, з позначкою онлайн / офлайн / обидва. Адмін за секунду бачить стан усього тижня й вільні вікна на продаж. Записи й планові заняття. Разові та регулярні ведуться окремо: планові система сама виводить на підтвердження, щоб жодне не загубилось. Саме регулярні учні дають касу. Учні — картка з повним lifecycle і відтоком. Профіль показує гроші й поведінку: історія занять, баланс і оплати, активні цикли, абонементи, маркетингове джерело й статус «перестав ходити». Картка робить відтік видимим до того, як учень зник. Викладачі — картка з показниками роботи: доступні вікна, найближчі заняття зі статусом оплати, проведено за тиждень / місяць / усього, список постійних учнів, керування відпусткою. Власник бачить завантаженість кожного без окремих таблиць. Абонементи — з автосписанням. Абонемент сам списується за відвідане заняття. Залишок занять учень і адміністратор бачать однаково, рахувати вручну нічого не треба. Оплати — інтеграція Monobank і ланцюг «оплата → підтвердження». Повна історія транзакцій із пошуком і фільтрами; оплата карткою через Monobank автоматично підтверджує заняття. Зведення доходу за сьогодні / місяць / весь час. Гроші й розклад — один контур, без ручного звіряння. Зарплата — автоматичний розрахунок із live-сумами. Система рахує зарплату за ставками й типами занять; суми перераховуються щоночі, періоди фіксуються двічі на місяць (1-го й 16-го). По кожному викладачу — розбивка, частка викладача й студії, перерахунок за зміни ставки. Розрахунок закривається сам і завжди звірений із фактом. Повідомлення — шаблони на тригерах. Підстановки ({{date}}, {{time}}, {{teacher}}) і системні тригери: нагадування, підтвердження запису, автоскасування через 30 хв без оплати, скасування через прострочену оплату. Сповіщення приходять учневі в Telegram. Маркетинг — аналітика та атрибуція. Облік джерел через Telegram-посилання: скільки нових учнів дало кожне джерело, скільки зробили першу оплату, який дохід. Рішення про рекламу спираються на цифри. Контроль і налаштування. Логування дій, ролі й доступи адміністраторів, налаштування студії, розділ Навчання. Як це працює технічно: веб-CRM для адміна, викладача й учня у браузері + інтегрований Telegram-бот (авторизація учня й сповіщення) + оплати через Monobank. Дані й логіка — на власному сервері студії: студія володіє системою, а не орендує доступ. Єдиний регулярний кошт — сервер від €60/рік. Як AI прискорив розробку: ми AI-студія — AI скафолдив код інтерфейсів і бота, генерував варіанти екранів, готував шаблони й прискорював інтеграції. Тому всю систему від ідеї до результату зібрали приблизно за місяць (плюс два тижні на тести).
Результат
→ Уся операційка студії — розклад, записи, оплати, абонементи, зарплата, розсилки, маркетинг — в одній системі → Оплата через Monobank сама підтверджує заняття: адмін не звіряє платежі вручну → Зарплата викладачів рахується автоматично, з фіксацією періодів двічі на місяць → Рутинна комунікація автоматизована: нагадування, підтвердження, автоскасування без оплати → Відтік учнів і проблемні оплати видно в черзі уваги — до того, як стануть втратою → Систему зібрано приблизно за місяць від ідеї до результату → Єдиний регулярний кошт — сервер від €60/рік, без помісячної оплати за кожного учня → Студія володіє системою, а не орендує доступ
Потрібна CRM під операційку вашої школи чи студії?
