Психологічний центр: запис і пакети сесій
Розклад усіх терапевтів в одному місці, пакети сесій і тактовні нагадування після курсу.
- Клієнт
- Психологічний центр: індивідуальні, парні й дитячі сесії
- Задача
- Побачити завантаження терапевтів і прибрати ручний облік пакетів
- Рішення
- CRM центру, Telegram-бот для запису і застосунок для клієнтів і терапевтів
- Результат
- Пакети сесій рахуються самі, завантаження видно в одному місці
Що змінилось для центру
Чотири речі, які раніше трималися на адміністраторі й таблицях.
Терапевти вели розклад самостійно, центр не бачив загальної картини.
Завантаження всіх терапевтів видно в одному журналі.
Скасування за годину зривали день і не мали наслідків.
Нагадування за добу, передоплата для тих, хто часто скасовує.
Пакети сесій рахували вручну, залишок згадували разом із клієнтом.
Залишок пакета видно і в CRM, і в застосунку клієнта.
Після курсу люди зникали, хоча домовлялись про підтримувальні зустрічі.
Бот тактовно нагадує про підтримувальну зустріч раз на квартал.
Один запис від повідомлення в Telegram до зарплати
Гортайте або натискайте на кроки. Телефон показує, що в цей момент бачить клієнт або терапевт.
- 1
Запис звичайною мовою
«Хочу на сесію десь у суботу ввечері». Бот показує вільний час терапевтів і тримає обране 10 хвилин.
- 2
Терапевт одразу бачить запис
Запис падає в день терапевта і в журнал CRM без адміністратора. Прихід відмічається одним натисканням.
- 3
Нагадування і перенос без дзвінка
За добу бот питає, чи все в силі. Перенос кнопкою, а звільнений час одразу йде тим, хто в листі очікування.
- 4
Заробіток рахується сам
Після оплати відсоток уже в сумі до виплати. Власник бачить ту саму цифру в розділі «Фінанси».
- 5
Бонуси й абонемент у телефоні
Залишок, термін дії й кешбек видно в застосунку. З цим легше повернутися наступного разу.
Екрани рішення
Журнал терапевтів на деньРозклад чотирьох терапевтів видно в одному місці: індивідуальні, парні й дитячі сесії, перші консультації, супервізія. Центр бачить завантаження кожного, від 63% до 91%, і скасований запис о 15:30.
Що всередині системи
Три частини працюють з однією базою: що змінилось в одній, одразу видно в інших.
CRM
Для власника й адміністратора, у браузері.
- Журнал записів по людях і ресурсах
- Клієнти, абонементи й лист очікування
- Каса, зарплати й звіти
- Повідомлення й автоматичні розсилки
Telegram-бот
Для клієнтів, без встановлення застосунку.
- Запис звичайною мовою
- Нагадування за добу і за 2 години
- Перенос і скасування кнопкою
- Повернення тих, хто давно не був
Застосунок
Один для клієнта і для: терапевти.
- Клієнт: запис, абонемент, бонуси
- Команда: свій день і записи
- Команда: картки й нотатки
- Команда: заробіток за день і місяць
Плюси
- Разова оплата замість підписки за кожного співробітника
- Код і база належать бізнесу, їх можна перенести куди завгодно
- Клієнтам нічого не треба встановлювати: запис і нагадування в Telegram
- Нагадування в Telegram безкоштовні, SMS лише для тих, кого там немає
Що врахувати
- На старті треба перенести клієнтів і абонементи з таблиць
- SMS для клієнтів без Telegram оплачуються окремо
- Нестандартні правила бізнесу додаються як доопрацювання
Вартість: базове впровадження $800, розширене $1000. Разова оплата замість щомісячної підписки за кожного співробітника. Код і база лишаються у власника.
Питання й відповіді
Чи треба клієнтам встановлювати застосунок?
Ні. Запис, нагадування й абонемент працюють у Telegram. Той самий застосунок відкривається і в браузері.
Чим це краще за підписну CRM?
Ви платите один раз, а не щомісяця за кожного співробітника. Код і база клієнтів належать вам.
Що буде з клієнтами без Telegram?
Вони отримують нагадування SMS, а записатися можуть через застосунок у браузері.
Чи зберігаються записи терапевтів конфіденційно?
Нотатки терапевта бачить лише він. Адміністратор бачить розклад і оплати, без змісту сесій.
Підсумок: бізнес працює без ручного обліку
Повний опис проєкту
Задача
Терапевти вели розклад самостійно, тому центр не бачив загальної картини: скільки годин зайнято, де вікна, хто перевантажений. Скасування за годину зривали день і не мали наслідків. Після завершення курсу люди зникали, хоча домовлялися про підтримувальні зустрічі раз на квартал. Пакети сесій рахували вручну, і залишок доводилося згадувати разом із клієнтом.
Що зробили
Ніша вимагає такту: жодних масових розсилок, жодних зайвих дзвінків. Спілкування йде в Telegram, перенос можливий кнопкою не пізніше ніж за добу, і саме правило видно клієнту заздалегідь. Система складається з трьох частин, які тримають один процес. • CRM для власника — десять розділів. «Сьогодні» відкриває зміну: записи дня, завантаження кожного спеціаліста, каса, вільні вікна і коротке зведення, на що звернути увагу. Журнал записів показує день сіткою, статус кожного запису від «очікує» до «оплачено», і не дає поставити двох людей на один час. Клієнтська база сама розкладає людей на категорії: новий, постійний, VIP, ризик неявки, зниклий — і під кожну категорію вмикається свій сценарій спілкування. Далі співробітники з графіком, доступами і відсотками, онлайн-запис, повідомлення, послуги, фінанси, звіти й налаштування. • Telegram-бот розмовляє звичайною мовою. Клієнт пише, чого хоче і коли, бот розуміє послугу й час, показує лише ті вікна, де справді вистачає часу, і тримає обране десять хвилин. Далі він нагадує за добу і за дві години, приймає перенос кнопкою, просить оцінку після візиту і сам повертається до тих, хто давно не був. • Міні-ап — той самий застосунок у браузері й усередині Telegram. У месенджері вхід не потрібен: система впізнає людину сама. Клієнт бачить свої візити, залишок абонемента й історію, спеціаліст — свій день, своїх клієнтів і заробіток, який рахується в момент закриття послуги. Пакети сесій рахуються самі: терапевт закриває зустріч — залишок оновлюється в обох. Оцінка після сесії анонімна і бачить її лише керівник центру. Картка ведеться стримано: запит, формат роботи, домовленості про частоту. Нічого зайвого, доступ лише у свого терапевта.
Результат
→ Центр нарешті бачить завантаження всіх терапевтів в одному місці → Пакети сесій рахуються самі, залишок видно клієнту → Ті, хто завершив курс, отримують тактовне нагадування про підтримувальну зустріч → Нагадування йдуть у Telegram безкоштовно, SMS лишається запасним каналом для тих, кого там немає → Прогноз неявок і передоплата для ризикових прибирають більшість зривів → Зарплати рахуються щодня, а не зводяться в таблиці наприкінці місяця → Система, код і база лишаються у власника: разова оплата замість підписки за кожного співробітника
Хочете таку систему для свого бізнесу?
