AI-продавець для мережі паспортних центрів, підключений до KeyCRM
AI-агент «Надія» консультує клієнтів паспортного центру в Telegram і веде картку прямо в KeyCRM, з переписком, статусами і підсумком для менеджера.
- Клієнт
- DocumentPassport, мережа паспортних центрів Києва
- Задача
- Консультувати клієнтів у Telegram цілодобово й передавати в KeyCRM готові заявки
- Рішення
- AI-агент «Надія» з базою знань у Google-таблиці та перепискою в чаті KeyCRM
- Результат
- 102 розмови, 96 карток у KeyCRM, менеджер відповідає з одного вікна
Як змінилась робота із заявками
Що було до Надії і як працює зараз.
Менеджер перепитує дані, які клієнт уже надіслав
Надія пам'ятає всю розмову і збирає 8 полів заявки по ходу
Ціна за той самий термін відрізнялась від чату до чату
Ціна одна, з таблиці, яку веде сам клієнт
Бот у окремій панелі, яку ніхто не відкриває
Переписка бота в чаті KeyCRM, менеджер відповідає звідти ж
Людина потрібна на кожне «скільки коштує»
Людина потрібна на візи, складні випадки і запис
Екрани рішення
Консультація в TelegramКлієнт описує ситуацію одним повідомленням, Надія одразу називає ціни на три терміни й передає керівнику, коли клієнт лишає номер.
Із чого складається рішення
Сім частин, від першої консультації до перевірки кожної відповіді перед відправкою.
- КонсультаціяНадія знає 53 послуги, переліки документів і 28 заперечень, підбирає комплект під ситуацію й називає ціни на три терміни
- Ціни тільки з таблиціУся база знань у Google-таблиці клієнта. Нова ціна потрапляє в бот за кілька хвилин, без розробника
- Заперечення без тискуНа «дешевше в іншому місці» бот не дає знижку, а пояснює цінність. Аргументи тільки з бази
- КваліфікаціяПоки триває розмова, Надія збирає вісім полів заявки: послугу, місто, дату, телефон і інше
- Коли кличе людину50 правил передачі: візи, військовий облік, складні випадки, пряме прохання клієнта
- Воронка в KeyCRMНа кожне звернення картка з підсумком розмови, обраною послугою і зібраними полями
- Переписка бота в чаті KeyCRMПовідомлення клієнта й відповіді бота видно прямо в чаті KeyCRM, з міткою «🤖 Надія»
Плюси
Плюси
- Працює в KeyCRM, до якого команда вже звикла
- Клієнт сам змінює ціни й тексти в Google-таблиці
- Бот не вигадує: немає факту в базі, передає людині
- Менеджер забирає розмову однією зміною статусу
Питання й відповіді
Чи може бот працювати з вашим KeyCRM?
Так. Картки, статуси й поля ми налаштовуємо під вашу воронку, а переписка бота зʼявляється в чаті KeyCRM.
Звідки бот бере ціни?
Тільки з вашої Google-таблиці. Змінили ціну в таблиці, і за кілька хвилин бот називає нову.
Що робить бот, коли не знає відповіді?
Каже клієнту, що уточнить, і переводить картку в «Потрібен менеджер». Відповідей навмання він не дає.
Як менеджер забирає розмову?
Переводить картку в «Менеджер спілкується» і пише клієнту прямо з KeyCRM. Бот у цій розмові більше не відповідає.
Що буде, якщо KeyCRM змінить свою систему?
Переписка в чаті KeyCRM винесена в окремий модуль. Якщо він перестане працювати, бот далі консультує в Telegram, а картки й статуси оновлюються як раніше.
Скільки часу займає запуск?
Бот із справжнім AI відповідав клієнтам через 3 дні після того, як ми отримали матеріали. Далі ми доопрацьовували його на живих розмовах.
Підсумок: консультант, який працює у вашій KeyCRM
Повний опис проєкту
Задача
DocumentPassport оформлює закордонні паспорти, ID-картки, дублікати свідоцтв і візи. Офіси є на обох берегах Києва, заявки приходять і з ЄС, Канади та Британії. У кожної послуги свій перелік документів, свої терміни й ціни, і клієнт хоче почути все це одразу, часто ввечері чи у вихідні. Перед стартом ми прочитали 250 справжніх переписок менеджерів. Типових проблем знайшлося три. Менеджери перепитували те, що клієнт уже написав. Нагадування «ми можемо допомогти» йшли навіть після відповіді «не актуально». А ціна за той самий термін у різних чатах відрізнялась: 9 605 грн в одному, 9 878 грн в іншому. Команда вела заявки в KeyCRM і не хотіла переходити в окрему панель для бота. Тут була головна складність: публічне API KeyCRM не вміє ні читати, ні надсилати повідомлення в чат. Підтримка KeyCRM письмово відповіла, що передати туди переписку зі сторонньої платформи поки неможливо.
Що зробили
Ми зробили AI-агента «Надія», який консультує і доводить клієнта до запису. Команда працює з ним прямо в KeyCRM. • Консультація. Надія знає 53 послуги, 250 рядків із переліками документів, 114 відповідей на часті питання і 28 заперечень. Вона підбирає комплект під ситуацію, наприклад «паспорт і ID-картка терміново, документи видані в Харкові», і називає ціни на три терміни: 2 дні, 4 дні, 6–7 днів. • Ціни тільки з таблиці. Уся база знань лежить у Google-таблиці, яку клієнт редагує сам. Нова ціна потрапляє в бот за кілька хвилин, розробник для цього не потрібен. Якщо в таблиці чогось немає, Надія каже «уточню інформацію і повернуся до вас» і передає розмову людині. • Заперечення без тиску. На «у сусідньому сервісі дешевше» бот не дає знижку, а пояснює, що входить у ціну: супровід без черг і без зайвих поїздок. Відповіді на заперечення беруться з бази, бот нічого не вигадує. • Кваліфікація. Поки йде розмова, Надія збирає вісім полів: послугу, місто, для кого документ, вік дитини, місце видачі, дату, час і телефон. Керівник отримує готову заявку, перепитувати нічого не треба. • Коли кличе людину. Є 50 правил передачі: візи, військовий облік, ВПО, складні сімейні випадки, нестандартні домовленості про оплату, пряме прохання клієнта. У цих випадках бот не відповідає по суті і передає розмову керівнику. • Воронка в KeyCRM. На кожне звернення створюється картка з підсумком розмови, обраною послугою і зібраними полями. Вона проходить 7 статусів, від «Новий лід» до «Запис погоджено». Бот відповідає тільки на перших двох. Коли менеджер переводить картку в «Менеджер спілкується», бот замовкає. Статус бот перевіряє двічі: перед тим, як писати відповідь, і перед відправкою. • Переписка бота в чаті KeyCRM. Ми знайшли спосіб показати розмову з ботом просто в чаті KeyCRM, хоча офіційно KeyCRM такого не підтримує. Повідомлення клієнта з'являються там самі, відповіді бота йдуть з міткою «🤖 Надія», тож людину від бота видно одразу. Менеджер пише в той самий чат у KeyCRM, і клієнт отримує його повідомлення в Telegram. • Перевірка кожної відповіді. Перед відправкою відповідь перевіряється на ціни, терміни, документи і заборонені фрази. Не пройшла перевірку — модель переписує. Не вийшло і вдруге — клієнт отримує чесне «уточню й повернуся», а не вигадку.
Результат
→ Клієнт отримує консультацію в Telegram будь-коли, з цінами з актуального прайсу → Менеджери працюють тільки в KeyCRM: бачать розмову бота, забирають її однією зміною статусу і відповідають з того самого вікна → Ціни й переліки документів однакові в кожному чаті, бо беруться з однієї таблиці, яку веде сам клієнт → Керівник отримує заявку з уже зібраними полями і підсумком розмови
Хочете AI-продавця, який працює у вашій KeyCRM?
