Dance CRM: система керування танцювальною студією
CRM для танцстудії, де відвідування списується скануванням QR, а зарплата педагогів рахується сама.
- Клієнт
- Танцювальна студія на два зали, 178 учнів, 4 педагоги
- Задача
- Звести розклад, відвідування й зарплату із зошита й таблиць в одну систему
- Рішення
- Адмінка з розкладом, сканер QR на рецепції і Telegram-бот для учня
- Результат
- Заняття списуються самі, накладки видно заздалегідь, зарплата рахується автоматично
Що змінилось у студії
Адмінка забрала рутину, яку раніше тримав адміністратор у голові.
Відвідування записували в зошит чи таблицю, наприкінці місяця баланси не сходились з грошима.
Учень сканує QR на вході, заняття списується з абонемента само.
Розклад двох залів жив у голові адміністратора, накладку помічали, коли двоє прийшли в один зал.
Уся сітка на день і зали видно одразу, система сама перевіряє зайнятість зала й педагога.
Зарплату педагогів рахували вручну пів дня: у кожного своя модель оплати.
Система рахує зарплату за фактично проведеними заняттями, у кожного за своєю моделлю.
Учні, які перестали ходити, губились, поки батьки самі не писали, що йдуть.
Сегмент «зник на 3+ тижні» показує таких учнів, бот сам надсилає нагадування.
Сканер, картка учня й Telegram
Сканер на входіУчень підносить QR з Telegram-бота до камери. Заняття списується з абонемента, адміністратор нічого не тисне.
Що всередині
Адмінка на 9 екранів, точка входу на рецепції і бот у Telegram.
Адмінка
Для адміністратора студії.
- Розклад по залах з детектом накладок
- Групи, напрями і склад кожної групи
- Учні: абонемент, борг, історія, QR
- Гроші й зарплата педагогів за моделлю
Точка на вході
Рецепція чи планшет на стійці.
- Повноекранний сканер QR
- Ручна відмітка лише для винятків
- Живий журнал: хто зайшов і коли
- Стоп-випадки: борг, немає заняття зараз
Telegram студії
Учень нічого не встановлює.
- Персональний QR і розклад у боті
- Нагадування за 2 години до заняття
- Підтвердження «заняття зараховано»
- Розсилки по сегментах учнів
Плюси
- Заняття списуються самі, баланси абонементів сходяться з грошима
- Накладки в залах видно до того, як прийшли люди
- Зарплата педагогів рахується сама за проведеними заняттями
- Учень нічого не встановлює: усе живе в Telegram, який уже є в телефоні
Що врахувати
- Ручна відмітка лишається для винятків: забув телефон, гість, пробне
- Нові тарифи й знижки налаштовує адміністратор вручну
Питання й відповіді
Що робити, якщо учень забув телефон з QR?
Адміністратор ставить відмітку вручну в тому ж журналі. Це позначається як виняток і не ламає статистику.
Як система бачить накладку в залі?
Коли заняття ставлять у сітку розкладу, система перевіряє зал і педагога в цей самий час і одразу показує конфлікт.
Чи можна платити педагогам по-різному?
Так. У кожного своя модель: ставка за годину, відсоток від групи, оплата за учня чи індивідуальні заняття окремо.
Чи підійде така CRM іншій студії, не танцювальній?
Так, структура груп, абонементів і QR-відміток працює для будь-якої студії з розкладом і групами.
Підсумок: студія тримає розклад, гроші й учнів в одній системі
Повний опис проєкту
Задача
До нас звернулась танцювальна студія на два зали: 178 учнів, 4 педагоги, груповий і індивідуальний формат. Усе трималось на зошиті, Google-таблиці та переписці в особистих чатах адміністратора. Що ламалось: • Відмітку відвідування ніхто не вів чесно — педагог забув, адміністратор не встиг, заняття не списалось, і в кінці місяця баланси не сходились із грошима. • Розклад жив у голові адміністратора: групи, індивідуальні та оренда залу перетиналися, і накладку помічали тоді, коли двоє приходили в один зал. • Абонементи рахували вручну — скільки лишилось, коли згорає, хто винен. • Зарплата педагогів займала пів дня з калькулятором: у кожного своя модель — ставка за годину, відсоток від групи, оплата за учня, індивідуальні окремо. • Учні відвалювались тихо: ніхто не бачив, що дитина не ходить три тижні, поки батьки не писали «ми більше не ходимо».
Що зробили
Спроєктували процеси студії й зібрали систему з трьох частин: адмін-панель, точка відмітки на вході та Telegram-бот учня. Що всередині (9 екранів): • Розклад — увесь день по годинах і залах одразу: зайняте, вільні вікна й накладки видно з одного погляду. Вільне вікно клікається — заняття ставиться прямо в сітці, а система одразу перевіряє, чи вільний зал і чи не стоїть педагог у двох місцях у той самий час. • Групи й напрями — склад кожної групи, хто веде, скільки місць лишилось і які групи недобрані. • Учні — картка з абонементом, боргом, бонусами, заморозкою, відвідуваністю, сумою за весь час, історією та персональним QR. Сегменти: абонемент догорає, зник на 3+ тижні, є борг, пробне не купили. • Відмітки — живий журнал сканувань: хто зайшов, о котрій, на яке заняття і що списалось. Ручна відмітка лишилась тільки на винятки: забув телефон, гість, пробне. • Сканер на вході — повноекранний режим для будь-якого телефона чи планшета на стійці, зі стоп-випадками: абонемент закінчився, немає заняття зараз, уже відмічений. • Заявки й пробні — воронка від «написала в директ» до купленого абонемента: конверсія кожного кроку, джерела заявок з окупністю, задачі менеджеру на сьогодні й причини, чому люди не дійшли. • Тарифи й знижки — абонементи з умовами заморозки й переносу, знижки (сімейна, приведи друга, раннє продовження, другий напрям, повернення, сезонна) та промокоди; система сама застосовує найбільшу знижку, що підходить учню. • Гроші й зарплата — каса, платежі, борги та розрахунок педагогів за фактично проведеними заняттями, у кожного за своєю моделлю. • Telegram — сценарії нагадувань, розсилки по сегментах і лог того, що бот зробив сам. Учень нічого не встановлює: QR, розклад, нагадування й підтвердження «заняття зараховано» живуть у Telegram, який уже є в телефоні.
Результат
Заняття списуються самі в момент приходу — баланси абонементів сходяться з грошима. Накладки в залах видно до того, як прийшли люди. Зарплата рахується за фактом проведених занять замість ручного зведення. Учні, які почали зникати, повертаються нагадуванням, а не втрачаються мовчки. Учень при цьому нічого не встановлює: бот, QR і нагадування живуть у Telegram, який уже є в телефоні. — — — — — Цю систему можна придбати під свою студію. Готовий шаблон із цими екранами й вашим брендингом — від $800. Індивідуальна розробка під ваші напрями, зали та моделі оплати педагогів — від $1500. Сервер і підтримка — від €60/рік. Ви володієте системою, а не орендуєте кілька підписок із помісячною платою за кожного учня. Залиште заявку — адаптуємо під вашу студію.
Потрібна CRM, яка забере рутину зі студії?
