01ВИКЛИК
Що мав вирішити проєкт.
До нас звернулась танцювальна студія на два зали: 178 учнів, 4 педагоги, груповий і індивідуальний формат. Усе трималось на зошиті, Google-таблиці та переписці в особистих чатах адміністратора.
Що ламалось:
• Відмітку відвідування ніхто не вів чесно — педагог забув, адміністратор не встиг, заняття не списалось, і в кінці місяця баланси не сходились із грошима.
• Розклад жив у голові адміністратора: групи, індивідуальні та оренда залу перетиналися, і накладку помічали тоді, коли двоє приходили в один зал.
• Абонементи рахували вручну — скільки лишилось, коли згорає, хто винен.
• Зарплата педагогів займала пів дня з калькулятором: у кожного своя модель — ставка за годину, відсоток від групи, оплата за учня, індивідуальні окремо.
• Учні відвалювались тихо: ніхто не бачив, що дитина не ходить три тижні, поки батьки не писали «ми більше не ходимо».
02РІШЕННЯ
Що побудували й навіщо.
Спроєктували процеси студії й зібрали систему з трьох частин: адмін-панель, точка відмітки на вході та Telegram-бот учня.
Що всередині (9 екранів):
• Розклад — увесь день по годинах і залах одразу: зайняте, вільні вікна й накладки видно з одного погляду. Вільне вікно клікається — заняття ставиться прямо в сітці, а система одразу перевіряє, чи вільний зал і чи не стоїть педагог у двох місцях у той самий час.
• Групи й напрями — склад кожної групи, хто веде, скільки місць лишилось і які групи недобрані.
• Учні — картка з абонементом, боргом, бонусами, заморозкою, відвідуваністю, сумою за весь час, історією та персональним QR. Сегменти: абонемент догорає, зник на 3+ тижні, є борг, пробне не купили.
• Відмітки — живий журнал сканувань: хто зайшов, о котрій, на яке заняття і що списалось. Ручна відмітка лишилась тільки на винятки: забув телефон, гість, пробне.
• Сканер на вході — повноекранний режим для будь-якого телефона чи планшета на стійці, зі стоп-випадками: абонемент закінчився, немає заняття зараз, уже відмічений.
• Заявки й пробні — воронка від «написала в директ» до купленого абонемента: конверсія кожного кроку, джерела заявок з окупністю, задачі менеджеру на сьогодні й причини, чому люди не дійшли.
• Тарифи й знижки — абонементи з умовами заморозки й переносу, знижки (сімейна, приведи друга, раннє продовження, другий напрям, повернення, сезонна) та промокоди; система сама застосовує найбільшу знижку, що підходить учню.
• Гроші й зарплата — каса, платежі, борги та розрахунок педагогів за фактично проведеними заняттями, у кожного за своєю моделлю.
• Telegram — сценарії нагадувань, розсилки по сегментах і лог того, що бот зробив сам.
Учень нічого не встановлює: QR, розклад, нагадування й підтвердження «заняття зараховано» живуть у Telegram, який уже є в телефоні.
