CRM для фітнес-студії, де заняття списуються самі
Запис через Telegram, абонементи й зарплати тренерів в одній системі замість чатів і Excel.
- Клієнт
- Фітнес-студія на 4 тренери: групові й персональні заняття
- Задача
- Прибрати запис у чатах і ручний облік абонементів
- Рішення
- CRM студії, Telegram-бот для запису і застосунок для клієнтів і тренерів
- Результат
- Заняття списуються самі, вільне місце в групі не пропадає
Що змінилось у студії
Чотири речі, які раніше трималися на адміністраторі й таблицях.
Групи набирали в чатах, тренер до останнього не знав, скільки людей прийде.
Клієнт записується в Telegram-боті, тренер бачить свою групу на день у застосунку.
Абонементи рахували вручну, про закінчення дізнавались уже на рецепції.
Заняття списується з абонемента саме, клієнт бачить залишок і термін дії.
Коли хтось не приходив, місце в групі пропадало.
Звільнене місце одразу пропонується тим, хто в листі очікування.
Зарплати тренерів зводили в таблиці наприкінці місяця.
Відсоток тренера нараховується в момент оплати заняття.
Один запис: від повідомлення в Telegram до зарплати тренера
Гортайте або натискайте на кроки. Телефон показує, що в цей момент бачить клієнт або тренер.
- 1
Клієнт пише боту звичайною мовою
«Хочу на тренування десь у суботу ввечері». Бот розуміє запит, показує лише вільні місця й тримає обране 10 хвилин.
- 2
Тренер одразу бачить нового клієнта
Запис падає в день тренера і в журнал CRM без адміністратора. Тренер відмічає, хто прийшов, одним натисканням.
- 3
Нагадування і перенос без дзвінка
За добу бот питає, чи все в силі. Клієнт переносить заняття кнопкою, а звільнене місце йде тим, хто в листі очікування.
- 4
Заробіток тренера рахується сам
Після оплати заняття відсоток тренера вже в його сумі. Власник бачить ту саму цифру в розділі «Фінанси».
- 5
Клієнт бачить абонемент і бонуси
Залишок занять, термін дії й кешбек у застосунку. З цим легше повернутися на наступне заняття.
Екрани рішення
Журнал тренерів на деньЧотири тренери в одній таблиці на вівторок, 23 вересня: 23 записи, 5 вільних вікон і одна неявка. Видно завантаження кожного тренера у відсотках і скільки людей прийде на групу, наприклад 10 осіб на функціональне о 10:00.
Що всередині системи
Три частини працюють з однією базою: що змінилось в одній, одразу видно в інших.
CRM студії
Для власника й адміністратора, у браузері.
- Журнал записів по тренерах і залах
- Клієнти, абонементи й лист очікування
- Каса, зарплати тренерів і звіти
- Повідомлення й автоматичні розсилки
Telegram-бот
Для клієнтів, без встановлення застосунку.
- Запис звичайною мовою
- Нагадування за добу і за 2 години
- Перенос і скасування кнопкою
- Повернення тих, хто давно не був
Застосунок
Один для клієнта і тренера, у браузері й у Telegram.
- Клієнт: запис, абонемент, бонуси
- Тренер: свій день і список групи
- Тренер: клієнти й нотатки
- Тренер: заробіток за день і місяць
Плюси
- Разова оплата замість підписки за кожного співробітника
- Код і база належать студії, їх можна перенести куди завгодно
- Клієнтам нічого не треба встановлювати: запис і нагадування в Telegram
- Нагадування в Telegram безкоштовні, SMS лише для тих, кого там немає
Що врахувати
- На старті треба перенести клієнтів і абонементи з таблиць
- SMS для клієнтів без Telegram оплачуються окремо
- Нестандартні правила студії додаються як доопрацювання
Вартість: базове впровадження $800, розширене $1000. Разова оплата замість щомісячної підписки за кожного співробітника. Код і база лишаються у власника.
Питання й відповіді
Чи треба клієнтам встановлювати застосунок?
Ні. Запис, нагадування й абонемент працюють у Telegram. Той самий застосунок відкривається і в браузері для тих, хто не користується Telegram.
Чим це краще за підписну CRM?
Ви платите один раз, а не щомісяця за кожного тренера. Код і база клієнтів належать студії.
Що буде з клієнтами, які не мають Telegram?
Вони отримують нагадування SMS. Записатися можна через застосунок у браузері.
Чи підійде це для студії йоги, пілатесу чи танців?
Так. Групи, абонементи й зарплати тренерів однаково працюють для будь-якої студії за записом.
Підсумок: студія працює без ручного обліку
Повний опис проєкту
Задача
Групи набирали в чатах, тому тренер до останнього не знав, скільки людей прийде. Абонементи рахували вручну, і про те, що абонемент згорає, клієнт дізнавався вже після. Неявки на персональні тренування нічого не коштували, а місце в групі при цьому лишалося зайнятим для тих, хто хотів потрапити. Хто перестав ходити після закінчення абонемента, не відстежував ніхто.
Що зробили
Для студії критичні дві речі: межа групи і правило списання при неявці. Система рахує місця, веде лист очікування і списує заняття за правилом, яке клієнт бачить заздалегідь. Система складається з трьох частин, які тримають один процес. • CRM для власника — десять розділів. «Сьогодні» відкриває зміну: записи дня, завантаження кожного спеціаліста, каса, вільні вікна і коротке зведення, на що звернути увагу. Журнал записів показує день сіткою, статус кожного запису від «очікує» до «оплачено», і не дає поставити двох людей на один час. Клієнтська база сама розкладає людей на категорії: новий, постійний, VIP, ризик неявки, зниклий — і під кожну категорію вмикається свій сценарій спілкування. Далі співробітники з графіком, доступами і відсотками, онлайн-запис, повідомлення, послуги, фінанси, звіти й налаштування. • Telegram-бот розмовляє звичайною мовою. Клієнт пише, чого хоче і коли, бот розуміє послугу й час, показує лише ті вікна, де справді вистачає часу, і тримає обране десять хвилин. Далі він нагадує за добу і за дві години, приймає перенос кнопкою, просить оцінку після візиту і сам повертається до тих, хто давно не був. • Міні-ап — той самий застосунок у браузері й усередині Telegram. У месенджері вхід не потрібен: система впізнає людину сама. Клієнт бачить свої візити, залишок абонемента й історію, спеціаліст — свій день, своїх клієнтів і заробіток, який рахується в момент закриття послуги. Абонемент живе в застосунку клієнта: скільки лишилося, до якої дати діє, коли найближче заняття. Нагадування про завершення приходить до того, як він згорить, а не після. Тренер відкриває свій день у телефоні: хто записаний, хто вже відмітився, скільки нараховано за проведені заняття.
Результат
→ Клієнт бачить залишок абонемента і термін дії → Заняття списується автоматично — суперечок «я ж не був» немає → Звільнене місце в групі одразу йде тим, хто в листі очікування → Нагадування йдуть у Telegram безкоштовно, SMS лишається запасним каналом для тих, кого там немає → Прогноз неявок і передоплата для ризикових прибирають більшість зривів → Зарплати рахуються щодня, а не зводяться в таблиці наприкінці місяця → Система, код і база лишаються у власника: разова оплата замість підписки за кожного співробітника
Хочете таку систему для своєї студії чи клініки?
